Normativa indennità sostitutiva di mensa e buoni pasto

Normativa indennità sostitutiva di mensa e buoni pasto

Mensa aziendale, indennità sostitutiva di mensa, mensa diffusa o buoni pasto: cosa conviene di più per dipendenti e aziende?

La pausa pranzo è fondamentale per il benessere e per la qualità delle performance dei dipendenti. Anche nel caso di smart working, il momento che i lavoratori dedicano al pasto va valorizzato da parte delle aziende. Dunque è necessario che gli addetti al personale si interroghino su come gestire la pausa pranzo, o cena in caso i propri lavoratori abbiano orari di lavoro divisi su turni. A seconda delle necessità l’azienda può dotarsi di una mensa aziendale o optare per diverse prestazioni sostitutive come l’indennità sostitutiva di mensa, i buoni basto o la mensa diffusa.

Ma quale opzione sostitutiva è la più conveniente per aziende e dipendenti?

In questo articolo capiremo la normativa mensa aziendale, a chi spetta un’indennità sostitutiva di mensa e la fiscalità dei buoni pasto.

Quando la mensa aziendale è obbligatoria?

La legge italiana prevede, per i dipendenti che hanno una giornata lavorativa di più di 6 ore, il diritto ad una pausa per la consumazione del pranzo (o della cena a seconda di come è organizzato l’orario di lavoro). Inoltre, per le aziende che hanno più di 30 dipendenti vige l’obbligo di dotare i propri uffici di almeno un ambiente a uso refettorio. Cioè degli spazi dedicati con tavoli, sedie, riscaldamento/raffreddamento dove i lavoratori possono consumare il proprio cibo.

Ma il diritto alla pausa pranzo o il diritto a dei locali a uso refettorio non comprendono anche il diritto alla mensa aziendale. Attualmente nel nostro paese infatti non è in essere nessun dovere per le aziende di erogare tale servizio di mensa o prestazioni sostitutive.

Decidere di aiutare i propri dipendenti e migliorare il loro work-life balance (per un approfondimento sul tema clicca qui) fornendo una mensa aziendale interna o dei servizi sostitutivi di mensa è quindi un atto volontario. Questo a meno che il CCNL, o Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro, di riferimento non ne specifichi l’obbligatorietà.

Cos’è una prestazione sostitutiva di mensa?

Quando la presenza di una mensa aziendale sia prevista nei CCNL, e quindi sia di fatto obbligatoria, o quando il datore di lavoro vuole mettere i propri dipendenti in condizione di fruire di un servizio per i pasti, che opzioni ha l’azienda?

Prima di tutto l’azienda può prevedere una mensa interna. Cioè un luogo appositamente dedicato alla distribuzione e alla consumazione dei pasti. La mansione può essere gestita dall’azienda stessa o può essere appaltata a società terze specializzate. In alternativa esistono delle soluzioni equiparate alla mensa che la normativa chiama prestazioni sostitutive di mensa. Tra queste troviamo l’indennità sostitutiva di mensa, i buoni pasto e la mensa diffusa.

Tra queste alternative esistono grandi differenze soprattutto dal punto di vista fiscale. Vediamole nel dettaglio per comprendere quale è la più conveniente per aziende e dipendenti.

banner buoni pasto sostenibilità aziendale

Comparazione delle prestazioni sostitutive tra buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa

Mensa aziendale normativa

L’azienda che decide di erogare ai propri dipendenti il servizio di mensa aziendale può o provvedere ad organizzarla internamente o appaltarne la gestione a terzi. In ogni caso comunque la normativa mense aziendali prevede che i costi sostenuti non concorrono alla formazione da reddito dipendente.

Come funziona la mensa diffusa

La mensa diffusa è una prestazione sostitutiva di mensa, cioè rientra in quella categoria di servizi alternativi alla mensa aziendale ma che comunque forniscono ai dipendenti dei pasti durante l’orario lavorativo.

Nello specifico la mensa diffusa prevede l’acquisto e la distribuzione, da parte dell’azienda, di una carta elettronica che permette di consumare i pasti in alcuni esercenti convenzionati (di solito tutti nelle vicinanze del luogo di lavoro). La carta è utilizzabile solo durate alcuni orari e solo nei giorni effettivamente lavorati dal dipendente.

Questa prestazione è assimilata alla mensa più tradizionale anche per quanto riguarda la tassazione. I costi sostenuti dunque non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Cos’è l’indennità sostitutiva di mensa

Anche l’indennità sostitutiva di mensa è una prestazione sostitutiva. Si tratta di emolumenti inseriti nella busta paga del lavoratore e possono essere corrisposti sia su base giornaliera che mensile. Spesso il datore di lavoro stabilisce un indennizzo su base giornaliera che va moltiplicato per tutti i giorni lavorati dal dipendente. In alternativa il datore può stabilire una somma oraria che andrà moltiplicata per le ore lavorate mensilmente.

Nella maggior parte dei casi questa indennità di mensa è a tutti gli effetti parte della retribuzione base del lavoratore e quindi concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente. Il bonus mensa è interamente soggetto a tassazione e contribuzione.

Diciamo nella maggior parte dei casi perché esistono delle esenzioni a questo tipo di tassazione indennità mensa. L’indennità sostitutiva di mensa non è soggetta a contribuzione e tassazione quando:

  • Viene erogata a lavoratori dei cantieri edili;
  • A luoghi di lavoro isolati e senza possibilità di raggiungere servizi di ristorazione;
  • I dipendenti lavorano in uffici e strutture temporanee.

In queste situazioni l’indennità sostitutiva di mensa è esente da tasse fino al tetto massimo di 5,29€ al giorno per dipendente.

Come usare i buoni pasto

I buoni pasto o buoni mensa sono un’altra opzione che si presenta alle aziende per quanto riguarda le prestazioni sostitutive di mensa. Sono dei ticket cartacei, elettronici o digitali che i dipendenti possono utilizzare per acquistare pasti pronti o generi alimentari in tutti i negozi convenzionati distribuiti in tutta Italia compresi supermercati, tavole calde, bar e molto altro.

La normativa buoni pasto prevede che siano esenti da tasse entro 4€ per i ticket restaurant cartacei e entro 8€ per i ticket mensa elettronici e digitale. Possono inoltre essere accumulati fino ad un massimo di 8 e usati presso gli esercizi commerciali convenzionati.

Cosa conviene di più: servizio mensa aziendale, buoni pasto mensa, mensa diffusa, indennità sostitutiva mensa o buoni pasto?

Nonostante l’indennità sostitutiva di mensa sia tra le prestazioni più scelte dalle aziende non è la più convenienti perché non è esente da tasse e concorre al reddito dei dipendenti. Altre soluzioni, come i buoni pasto o la mensa diffusa sono ottime per ridurre i costi sul personale ma allo stesso tempo fornire un benefit apprezzato.

Buoni pasto in smart working: cosa bisogna sapere

Buoni pasto in smart working: cosa bisogna sapere

Che dice la normativa sui buoni pasto in smart working

Lo smartworking è una modalità di lavoro sempre più comune nelle aziende. Dopo che la pandemia lo ha reso obbligatorio per motivi di sicurezza, alcune aziende e alcuni lavoratori si sono resi conto dell’enorme potenziale di questo tipo di organizzazione. Ma una modifica nell’ordine prestabilito ha fatto sorgere anche delle domande che riguardano la conciliazione tra benefit aziendali e telelavoro. Tra le questioni più spinose troviamo se i buoni pasto in smart working possono essere comunque erogati.

In questo articolo, oltre a definire i pro e contro per aziende e dipendenti che usufruiscono dello smart work, vedremo cosa dice la normativa sull’erogazione di benefit come i buoni pasto ai telelavoratori.

Se stai cercando un preventivo per i migliori fornitori di buoni pasto clicca qui.

Vantaggi e svantaggi dello smart working per imprese e lavoratori

Per quanto riguarda lo smartworking quasi tutti concordano sui suoi benefici. Sia aziende che dipendenti infatti notano che un migliore life-work balance corrisponde ad una maggiore soddisfazione e un incremento della motivazione e della produttività. Tale vantaggio è sia un asset importante per le imprese che fidelizzeranno i propri dipendenti aumentando l’employee retention e riducendo l’assenteismo, sia per i dipendenti che incrementando le proprie performance aumentano le possibilità di fare carriera.

Ma i vantaggi non si esauriscono qui. Il risparmio di tempo e denaro è notevole. In primo luogo per gli spostamenti casa-lavoro (se ti sei perso l’articolo sulle novità riguardanti il mobility manager e il Piano spostamenti casa lavoro clicca qui).

Nonostante ciò, il lavoratore, se non supportato correttamente dall’azienda, può incorrere in un aggravio invece che avere un minor carico di spese. Questo perché aumentano le bollette per wi-fi, luce, gas, acqua; aumentano le spese per dotarsi degli strumenti lavorativi come pc, monitor, sedie ecc. Ma non solo, molti lavoratori non hanno lo spazio nelle loro case per gestire sia la propria vita lavorativa che quella privata. Questo è un problema consistente che le aziende devono prendere in considerazione soprattutto pensando alle fasce dei lavoratori meno abbienti.

Il telelavoro è dunque una risorsa importante per tutti ma necessita di essere ben gestita dall’azienda che deve adottare una prospettiva inclusiva. Un modo per farlo è l’erogazione dei buoni pasto. Vediamo dunque la normativa che regola i buoni pasto e smart working.

ticket restaurant elettronici ticket restaurant edenred

Buoni pasto smart working: sono compatibili?

Il ticket restaurant, cioè il buono pasto, è una misura a sostegno dei lavoratori. Permette agli stessi di poter acquistare pasti pronti e generi alimentari in tutti i negozi convenzionati tra cui ristoranti, bar, tavole calde, supermercati, ortofrutta e molto altro.

Prima della pandemia, quando lo smartworking non era ancora una prassi per la maggior parte delle aziende, la normativa buoni pasto prevedeva per il lavoratore un buono solo per ogni giorno lavorato. Questo perché i ticket buoni pasto sono un aiuto al work-life balance e quindi possono essere corrisposti solo nei giorni effettivamente lavorati. Ma quindi i buoni pasto durante lo smart working sono erogabili?

L’entrata in vigore del telelavoro da casa ha messo in dubbio la necessità del buono pasto. Questo perché si pensa che il lavoratore da casa abbia tempi organizzativi più liberi. Ciò però non esattamente vero. Infatti lo smart working, nella maggior parte dei casi, prevede che il dipendente segua comunque l’orario lavorativo prestabilito e quindi abbia gli stessi vincoli di quando il lavoro viene svolto in ufficio.

L’Agenzia delle Entrate ha, seguendo questo principio, deliberato (rispondendo all’istanza di interpello n.123/2021) che il buono pasto va erogato anche a chi fa smart work. Questo ovviamente se non esistono altre disposizioni che non lo consentono.

La chiarificazione da parte dell’Agenzia delle Entrate buoni pasto lavoro agile è fondamentale perché in questo modo le aziende hanno una direzione sicura da prendere in materia di benefit. Inoltre così non si è andati incontro al paradosso che vede il lavoratore percepire il buono pasto solo quando è in ufficio e non negli altri giorni. Tale situazione avrebbe disincentivato lo smart working mentre questa soluzione è assolutamente vantaggiosa sia per dipendenti che per le aziende.

ticket restaurant elettronici ticket restaurant edenred

A chi non spetta il buono pasto

Conseguentemente alle disposizioni normative che confermano smart working buoni pasto, vediamo invece che i ticket restaurant non possono essere corrisposti quando non sussiste la giornata lavorativa. In questo senso i lavoratori in ferie, in malattia o che hanno preso un permesso non hanno diritto al buono pasto. A questa lista si aggiungono i lavoratori in aspettativa, in cassa integrazione o che scioperano.

Per un preventivo gratuito sui migliori fornitori di buoni pasto, o per maggiori informazioni clicca qui.