Quando un dipendente o un manager devono recarsi fuori dalla sede di lavoro abituale per motivi di lavoro, ad esempio per incontrare un cliente o partecipare ad una fiera di settore, si parla di trasferta. In questo caso, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare, attraverso un’indennità di trasferta, ai lavoratori le spese sostenute per lo spostamento, per i pasti e per l’alloggio, in caso di trasferte di più giorni.

Continua a leggere per scoprire le tipologie di indennità di trasferta, la loro tassazione e la loro compatibilità con altri benefit aziendali come i buoni pasto, in modo da non erogare rimborsi non dovuti o viceversa.

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Quando uno spostamento per lavoro è considerabile trasferta

Con trasferta lavorativa si intende uno spostamento che un dipendente o un dirigente effettua dalla sua sede abituale ad un’altra località per motivi aziendali. Le caratteristiche principali di una trasferta sono la temporaneità e l’attinenza all’attività lavorativa svolta. Le trasferte prevedono che il datore di lavoro rimborsi, attraverso un’indennità di trasferta, le spese sostenute dal lavoratore per pasti, alloggio, mezzi pubblici ecc.

La normativa fiscale e la tassazione associata all’indennità di trasferta varia prima di tutto a seconda della località di destinazione. Per trasferte fatte all’interno del comune della sede di lavoro o per trasferte fuori dal comune della sede di lavoro si applicano imponibili fiscali e previdenziali diversi.

Ad esempio, le spese per la somministrazione di alimenti e bevande sostenute all’interno del comune saranno deducibili al 75%, come prevedere il TUIR, mentre per costi sostenuti fuori del comune della sede di lavoro la deducibilità è al 100%, cioè totale.

Inoltre, i limiti di esenzione per l’indennità di trasferta, quando effettuata fuori dal comune, varia per la tipologia di indennità che si sceglie di erogare. Nei prossimi paragrafi vedremo le 3 principali categorie di indennità di trasferta e rimborso spese.

Tassazione dell’indennità di trasferta per vitto a seconda della tipologia

Quando un dipendente è in trasferta fuori dal comune abituale gli spetta un rimborso spese anche, e soprattutto, per le spese di vitto. L’ammontare dell’indennità, la sua tassazione e le modalità di rimborso variano a seconda della tipologia di indennità di trasferta scelta. Vediamo le tre tipologie più comuni di indennità di trasferta erogabili: rimborso spese a piè di lista, rimborso misto e rimborso forfettario.

Rimborso spese a piè di lista

Il rimborso spese a piè di lista, chiamato anche rimborso analitico, è deducibile dai costi aziendali per un massimo di 180,76€ al giorno in caso di trasferte effettuate sul territorio nazionale, o per un massimo di 258,23€ in caso di trasferte all’esterno.

Rimborso spese misto

Il rimborso spese misto aggiunge, al rimborso analitico per le spese di vito e alloggio, anche un’indennità di trasferta giornaliera pari a 30,99€ in caso riguardi solo il vitto o solo l’alloggio, oppure 15,49€ in caso sia per entrambi. Tale tipologia di indennità è totalmente deducibile dal reddito d’impresa.

Rimborso forfettario

Il rimborso forfettario, o rimborso spese a forfait, prevede che il datore di lavoro eroghi una cifra giornaliera standard al dipendente in trasferta. Tale indennità di trasferta è esente da tasse per un massimo di 46,48€ per le spese effettuate sul territorio nazionale e per un massimo di 77,47€ per trasferte all’estero. Entro questi massimali il costo è totalmente deducibile.

Buoni pasto e indennità di trasferta: quando sono compatibili?

Tendenzialmente l’erogazione dei buoni pasto è compatibile con l’erogazione di un’indennità di trasferta. I due benefit hanno funzioni diverse e trattamenti fiscali diversi per cui non sussiste nessun limite alla loro erogazione in contemporanea.

I buoni pasto fanno parte della retribuzione del dipendente come benefit aggiuntivo, spesso la loro erogazione è prevista dai CCNL o da accordi individuali e vengono versati per ogni giorno lavorato. Il luogo di lavoro non incide sulla possibilità di erogazione del buono. Ad esempio, anche i dipendenti in smart working hanno diritto a ricevere il buono pasto.

Anche se la legge non impedisce l’erogazione dei buoni pasto in giornate lavorate lontano dalla sede abituale, ciò non significa che vadano per forza distribuiti. Il datore di lavoro stesso può definire una propria normativa interna che stabilisce che l’erogazione dei buoni pasto avviene solamente durante le giornate in presenza nella sede abituale.