Quando conviene scegliere la mensa diffusa e come funziona con i buoni pasto

Quando conviene scegliere la mensa diffusa e come funziona con i buoni pasto

Ago 24, 2022 | Buoni pasto

Tutto ciò che devi sapere sul servizio di mensa aziendale diffusa: normativa fiscale, integrazione con i buoni pasti e tutti i vantaggi

La pausa pranzo, da sempre un momento fondamentale nella giornata di un lavoratore, ha subito nel tempo notevoli cambiamenti. Dalla mensa aziendale, che vedeva l’azienda mettere a disposizione un struttura dedicata all’interno della sede, si è passati all’indennità in busta paga fino ai buoni pasto e all’innovativo sistema della mensa diffusa.

Per mensa aziendale considerabile come “diffusa” si intende un sistema che permette all’azienda si erogare ai propri dipendenti un servizio di mensa tramite la convenzione con ristoranti e locali della zona. Attraverso un’app e un badge, o addirittura utilizzando dei buoni pasto specifici, è possibile acquistare dei pasti pronti e dunque usufruire di un servizio simile alla mensa aziendale, ma più conveniente per tutti.

Continua a leggere per saperne di più sulla mensa diffusa, sui buoni pasto e su altri servizi sostitutivi di mensa. Scopri tutta la normativa e qual è il servizio più conveniente per la tua impresa.

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Mensa diffusa: cos’è

La mensa diffusa è una rivisitazione della tradizionale mensa aziendale che si adatta alle necessità dei lavoratori e delle aziende contemporanee. Al posto di avere un luogo unico all’interno della proprietà aziendale, la mensa diffusa è costituita dalla rete di ristoranti, bar, tavole calde ecc, convenzionati. I lavoratori, attraverso l’utilizzo di un badge o di buoni pasto specifici, si recano da questi esercenti per consumare il proprio pasto giornaliero esattamente come se fossero in una mensa aziendale. Il costo finale verrà addebitato con una fattura unica a fine mese all’azienda stessa che potrà controllare e poi pagare i pasti consumati da tutti i propri dipendenti.

Attualmente ci sono vari fornitori sul mercato dei buoni per la mensa diffusa, tra tutti spicca il leader di mercato Edenred con i suoi buoni pasto Ticket Restaurant Canteen.

Come funzionano i buoni per la mensa locale o diffusa

Le aziende scelgono i giorni e gli orari in cui è possibile usufruire del servizio oltre che i menù di un valore predefinito tramite i fornitori del servizio di mensa diffusa e gli esercenti, simile a come avviene per le mense tradizionali. In questo modo i pasti sono accessibili a tutti tramite un card elettronica o dei buoni pasto speciali che permettono di riceverli secondo le modalità previste. Non dover erogare in prima persona il servizio di mensa toglie alle aziende la maggior parte delle responsabilità e delle incombenze e permette ai lavoratori di avere maggiore libertà di scelta

Per essere considerato mensa esclusivamente diffusa, e godere dei relativi sgravi fiscali, il servizio deve:

  • Consentire una sola prestazione giornaliera, non cumulabile e non rimandabile, effettuata durante un effettivo giorno lavorativo;
  • Essere erogato tramite un badge o un buono pasto che non rappresenta un titolo di credito, ma che è utilizzato solo per identificare il diritto alla fruizione del pasto.
ticket restaurant elettronici ticket restaurant edenred

Normativa fiscale della mensa aziendale diffusa

Dal punto di vista fiscale la mensa che consideriamo diffusa è assimilabile alla mensa aziendale interna come esplicitato dalla circolare n. 327/97 del Ministero delle Finanze. Dunque, anche la mensa aziendale diffusa gode di una tassazione di favore e di alcuni sgravi fiscali per quanto riguarda l’IVA e le imposte.

L’importo, qualunque esso sia e che consiste solo esclusivamente dei pasti effettivamente consumati, non rientra nel reddito da lavoro dipendente. Per questo motivo è esente da contributi fiscali e previdenziali. Inoltre viene applicata l’aliquota al 4% che è totalmente detraibile per le aziende.

I vantaggi per aziende, dipendenti ed esercenti della mensa locale

I vantaggi di utilizzare un servizio di buoni pasto per la mensa diffusa sono molti sia per le aziende che per i lavoratori e gli esercenti. Vediamoli nel dettaglio.

Per le aziende:

  • Esentasse e deducibile a prescindere dall’importo;
  • Semplificazione amministrativa e fattura unica mensile;
  • Aliquota al 4%;
  • Miglioramento del benessere della forza lavoro.

Per i lavoratori:

  • Avere a disposizione un pasto al giorno esente da ritenute fiscali e previdenziali;
  • Possibilità di scelta tra vari esercizi commerciali;
  • Aumento della soddisfazione e del benessere.

Per gli esercenti:

  • Aumento della clientela e della visibilità del proprio locale;
  • Controllo degli incassi;
  • Gestione semplificata dei rimborsi.

Mensa per aziende diffusa, buoni pasto e mensa interna: quale conviene di più?

La mensa diffusa è uno dei tanti servizi sostitutivi di mensa che si possono trovare sul mercato. Infatti, oltre alla classica mensa aziendale interna, esistono anche l’indennità sostitutiva di mensa e i buoni pasto. Vediamo le differenze e scopriamo qual è la soluzione più conveniente per le imprese.

Rispetto all’indennità sostitutiva di mensa, che non è equiparabile a dei servizi offerti ed è tassata come reddito da lavoro dipendente, possiamo dire che non è molto conveniente. Nonostante molte imprese la scelgano in sostituzione della mensa interna e molti dipendenti la apprezzino in quanto è un valore aggiunto in busta paga, l’indennità non è fiscalmente la soluzione più favorevole in quanto non è esentasse.

A contrario, a livello normativo tra mensa per dipendenti diffusa e mensa interna non c’è differenza. L’aliquota è al 4% e non ci sono limiti di esenzione. Tuttavia, la mensa aziendale diffusa permette di risparmiare perché non ha costi fissi di organizzazione ed erogazione, è compatibile con lo smart working e garantisce maggiore libertà e flessibilità al dipendente.

Infine rispetto ai buoni pasto. La mensa aziendale diffusa ha il vantaggio di non avere limiti di esenzione, che per i buoni pasto è di 4 euro al giorno per dipendente per i buoni pasto cartacei e di 8 euro al giorno per dipendente per i buoni pasto elettronici. Tuttavia, i buoni pasto sono cumulabili e spendibili anche per fare la spesa.

Normativa indennità sostitutiva di mensa e buoni pasto

Normativa indennità sostitutiva di mensa e buoni pasto

Gen 19, 2022 | Buoni pasto

Mensa aziendale, indennità sostitutiva di mensa, mensa diffusa o buoni pasto: cosa conviene di più per dipendenti e aziende?

La pausa pranzo è fondamentale per il benessere e per la qualità delle performance dei dipendenti. Anche nel caso di smart working, il momento che i lavoratori dedicano al pasto va valorizzato da parte delle aziende. Dunque è necessario che gli addetti al personale si interroghino su come gestire la pausa pranzo, o cena in caso i propri lavoratori abbiano orari di lavoro divisi su turni. A seconda delle necessità l’azienda può dotarsi di una mensa aziendale o optare per diverse prestazioni sostitutive come l’indennità sostitutiva di mensa, i buoni basto o la mensa diffusa.

Ma quale opzione sostitutiva è la più conveniente per aziende e dipendenti?

In questo articolo capiremo la normativa mensa aziendale, a chi spetta un’indennità sostitutiva di mensa e la fiscalità dei buoni pasto.

Quando la mensa aziendale è obbligatoria?

La legge italiana prevede, per i dipendenti che hanno una giornata lavorativa di più di 6 ore, il diritto ad una pausa per la consumazione del pranzo (o della cena a seconda di come è organizzato l’orario di lavoro). Inoltre, per le aziende che hanno più di 30 dipendenti vige l’obbligo di dotare i propri uffici di almeno un ambiente a uso refettorio. Cioè degli spazi dedicati con tavoli, sedie, riscaldamento/raffreddamento dove i lavoratori possono consumare il proprio cibo.

Ma il diritto alla pausa pranzo o il diritto a dei locali a uso refettorio non comprendono anche il diritto alla mensa aziendale. Attualmente nel nostro paese infatti non è in essere nessun dovere per le aziende di erogare tale servizio di mensa o prestazioni sostitutive.

Decidere di aiutare i propri dipendenti e migliorare il loro work-life balance (per un approfondimento sul tema clicca qui) fornendo una mensa aziendale interna o dei servizi sostitutivi di mensa è quindi un atto volontario. Questo a meno che il CCNL, o Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro, di riferimento non ne specifichi l’obbligatorietà.

Cos’è una prestazione sostitutiva di mensa?

Quando la presenza di una mensa aziendale sia prevista nei CCNL, e quindi sia di fatto obbligatoria, o quando il datore di lavoro vuole mettere i propri dipendenti in condizione di fruire di un servizio per i pasti, che opzioni ha l’azienda?

Prima di tutto l’azienda può prevedere una mensa interna. Cioè un luogo appositamente dedicato alla distribuzione e alla consumazione dei pasti. La mansione può essere gestita dall’azienda stessa o può essere appaltata a società terze specializzate. In alternativa esistono delle soluzioni equiparate alla mensa che la normativa chiama prestazioni sostitutive di mensa. Tra queste troviamo l’indennità sostitutiva di mensa, i buoni pasto e la mensa diffusa.

Tra queste alternative esistono grandi differenze soprattutto dal punto di vista fiscale. Vediamole nel dettaglio per comprendere quale è la più conveniente per aziende e dipendenti.

banner buoni pasto sostenibilità aziendale

Comparazione delle prestazioni sostitutive tra buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa

Mensa aziendale normativa

L’azienda che decide di erogare ai propri dipendenti il servizio di mensa aziendale può o provvedere ad organizzarla internamente o appaltarne la gestione a terzi. In ogni caso comunque la normativa mense aziendali prevede che i costi sostenuti non concorrono alla formazione da reddito dipendente.

Come funziona la mensa diffusa

La mensa diffusa è una prestazione sostitutiva di mensa, cioè rientra in quella categoria di servizi alternativi alla mensa aziendale ma che comunque forniscono ai dipendenti dei pasti durante l’orario lavorativo.

Nello specifico la mensa diffusa prevede l’acquisto e la distribuzione, da parte dell’azienda, di una carta elettronica che permette di consumare i pasti in alcuni esercenti convenzionati (di solito tutti nelle vicinanze del luogo di lavoro). La carta è utilizzabile solo durate alcuni orari e solo nei giorni effettivamente lavorati dal dipendente.

Questa prestazione è assimilata alla mensa più tradizionale anche per quanto riguarda la tassazione. I costi sostenuti dunque non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Cos’è l’indennità sostitutiva di mensa

Anche l’indennità sostitutiva di mensa o solo indennità di mensa è una prestazione sostitutiva. Si tratta di emolumenti inseriti nella busta paga del lavoratore e possono essere corrisposti sia su base giornaliera che mensile. Spesso il datore di lavoro stabilisce un indennizzo su base giornaliera che va moltiplicato per tutti i giorni lavorati dal dipendente. In alternativa il datore può stabilire una somma oraria che andrà moltiplicata per le ore lavorate mensilmente.

Nella maggior parte dei casi questa indennità di mensa è a tutti gli effetti parte della retribuzione base del lavoratore e quindi concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente. Il bonus mensa è interamente soggetto a tassazione e contribuzione.

Diciamo nella maggior parte dei casi perché esistono delle esenzioni a questo tipo di tassazione indennità mensa. L’indennità sostitutiva di mensa non è soggetta a contribuzione e tassazione quando:

  • Viene erogata a lavoratori dei cantieri edili;
  • A luoghi di lavoro isolati e senza possibilità di raggiungere servizi di ristorazione;
  • I dipendenti lavorano in uffici e strutture temporanee.

In queste situazioni l’indennità sostitutiva di mensa è esente da tasse fino al tetto massimo di 5,29€ al giorno per dipendente.

Come usare i buoni pasto

I buoni pasto o buoni mensa sono un’altra opzione che si presenta alle aziende per quanto riguarda le prestazioni sostitutive di mensa. Sono dei ticket cartacei, elettronici o digitali che i dipendenti possono utilizzare per acquistare pasti pronti o generi alimentari in tutti i negozi convenzionati distribuiti in tutta Italia compresi supermercati, tavole calde, bar e molto altro.

La normativa buoni pasto prevede che siano esenti da tasse entro 4€ per i ticket restaurant cartacei e entro 8€ per i ticket mensa elettronici e digitale. Possono inoltre essere accumulati fino ad un massimo di 8 e usati presso gli esercizi commerciali convenzionati.

Cosa conviene di più: servizio mensa aziendale, buoni pasto mensa, mensa diffusa, indennità sostitutiva mensa o buoni pasto?

Nonostante l’indennità sostitutiva di mensa sia tra le prestazioni più scelte dalle aziende non è la più convenienti perché non è esente da tasse e concorre al reddito dei dipendenti. Altre soluzioni, come i buoni pasto o la mensa diffusa sono ottime per ridurre i costi sul personale ma allo stesso tempo fornire un benefit apprezzato.