Tutto ciò che devi sapere sul servizio di mensa aziendale diffusa: normativa fiscale, integrazione con i buoni pasti e tutti i vantaggi

La pausa pranzo, da sempre un momento fondamentale nella giornata di un lavoratore, ha subito nel tempo notevoli cambiamenti. Dalla mensa aziendale, che vedeva l’azienda mettere a disposizione un struttura dedicata all’interno della sede, si è passati all’indennità in busta paga fino ai buoni pasto e all’innovativo sistema della mensa diffusa.

Per mensa aziendale considerabile come “diffusa” si intende un sistema che permette all’azienda si erogare ai propri dipendenti un servizio di mensa tramite la convenzione con ristoranti e locali della zona. Attraverso un’app e un badge, o addirittura utilizzando dei buoni pasto specifici, è possibile acquistare dei pasti pronti e dunque usufruire di un servizio simile alla mensa aziendale, ma più conveniente per tutti.

Continua a leggere per saperne di più sulla mensa diffusa, sui buoni pasto e su altri servizi sostitutivi di mensa. Scopri tutta la normativa e qual è il servizio più conveniente per la tua impresa.

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Mensa diffusa: cos’è

La mensa diffusa è una rivisitazione della tradizionale mensa aziendale che si adatta alle necessità dei lavoratori e delle aziende contemporanee. Al posto di avere un luogo unico all’interno della proprietà aziendale, la mensa diffusa è costituita dalla rete di ristoranti, bar, tavole calde ecc, convenzionati. I lavoratori, attraverso l’utilizzo di un badge o di buoni pasto specifici, si recano da questi esercenti per consumare il proprio pasto giornaliero esattamente come se fossero in una mensa aziendale. Il costo finale verrà addebitato con una fattura unica a fine mese all’azienda stessa che potrà controllare e poi pagare i pasti consumati da tutti i propri dipendenti.

Attualmente ci sono vari fornitori sul mercato dei buoni per la mensa diffusa, tra tutti spicca il leader di mercato Edenred con i suoi buoni pasto Ticket Restaurant Canteen.

Come funzionano i buoni per la mensa locale o diffusa

Le aziende scelgono i giorni e gli orari in cui è possibile usufruire del servizio oltre che i menù di un valore predefinito tramite i fornitori del servizio di mensa diffusa e gli esercenti, simile a come avviene per le mense tradizionali. In questo modo i pasti sono accessibili a tutti tramite un card elettronica o dei buoni pasto speciali che permettono di riceverli secondo le modalità previste. Non dover erogare in prima persona il servizio di mensa toglie alle aziende la maggior parte delle responsabilità e delle incombenze e permette ai lavoratori di avere maggiore libertà di scelta

Per essere considerato mensa esclusivamente diffusa, e godere dei relativi sgravi fiscali, il servizio deve:

• Consentire una sola prestazione giornaliera, non cumulabile e non rimandabile, effettuata durante un effettivo giorno lavorativo;
• Essere erogato tramite un badge o un buono pasto che non rappresenta un titolo di credito, ma che è utilizzato solo per identificare il diritto alla fruizione del pasto.

Normativa fiscale della mensa aziendale diffusa

Dal punto di vista fiscale la mensa che consideriamo diffusa è assimilabile alla mensa aziendale interna come esplicitato dalla circolare n. 327/97 del Ministero delle Finanze. Dunque, anche la mensa aziendale diffusa gode di una tassazione di favore e di alcuni sgravi fiscali per quanto riguarda l’IVA e le imposte.

L’importo, qualunque esso sia e che consiste solo esclusivamente dei pasti effettivamente consumati, non rientra nel reddito da lavoro dipendente. Per questo motivo è esente da contributi fiscali e previdenziali. Inoltre viene applicata l’aliquota al 4% che è totalmente detraibile per le aziende.

I vantaggi per aziende, dipendenti ed esercenti della mensa locale

I vantaggi di utilizzare un servizio di buoni pasto per la mensa diffusa sono molti sia per le aziende che per i lavoratori e gli esercenti. Vediamoli nel dettaglio.

Per le aziende:

• Esentasse e deducibile a prescindere dall’importo;
• Semplificazione amministrativa e fattura unica mensile;
• Aliquota al 4%;
• Miglioramento del benessere della forza lavoro.

Per i lavoratori:

• Avere a disposizione un pasto al giorno esente da ritenute fiscali e previdenziali;
• Possibilità di scelta tra vari esercizi commerciali;
• Aumento della soddisfazione e del benessere.

Per gli esercenti:

• Aumento della clientela e della visibilità del proprio locale;
• Controllo degli incassi;
• Gestione semplificata dei rimborsi.

Mensa per aziende diffusa, buoni pasto e mensa interna: quale conviene di più?

Rispetto all’indennità sostitutiva di mensa, che non è equiparabile a dei servizi offerti ed è tassata come reddito da lavoro dipendente, possiamo dire che non è molto conveniente. Nonostante molte imprese la scelgano in sostituzione della mensa interna e molti dipendenti la apprezzino in quanto è un valore aggiunto in busta paga, l’indennità non è fiscalmente la soluzione più favorevole in quanto non è esentasse.

A contrario, a livello normativo tra mensa per dipendenti diffusa e mensa interna non c’è differenza. L’aliquota è al 4% e non ci sono limiti di esenzione. Tuttavia, la mensa aziendale diffusa permette di risparmiare perché non ha costi fissi di organizzazione ed erogazione, è compatibile con lo smart working e garantisce maggiore libertà e flessibilità al dipendente.