Mensa aziendale, indennità sostitutiva di mensa, mensa diffusa o buoni pasto: cosa conviene di più per dipendenti e aziende?

La pausa pranzo è fondamentale per il benessere e per la qualità delle performance dei dipendenti. Anche nel caso di smart working, il momento che i lavoratori dedicano al pasto va valorizzato da parte delle aziende. Dunque è necessario che gli addetti al personale si interroghino su come gestire la pausa pranzo, o cena in caso i propri lavoratori abbiano orari di lavoro divisi su turni. A seconda delle necessità l’azienda può dotarsi di una mensa aziendale o optare per diverse prestazioni sostitutive come l’indennità sostitutiva di mensa, i buoni basto o la mensa diffusa.

Ma quale opzione sostitutiva è la più conveniente per aziende e dipendenti?

In questo articolo capiremo la normativa mensa aziendale, a chi spetta un’indennità sostitutiva di mensa e la fiscalità dei buoni pasto.

Quando la mensa aziendale è obbligatoria?

La legge italiana prevede, per i dipendenti che hanno una giornata lavorativa di più di 6 ore, il diritto ad una pausa per la consumazione del pranzo (o della cena a seconda di come è organizzato l’orario di lavoro). Inoltre, per le aziende che hanno più di 30 dipendenti vige l’obbligo di dotare i propri uffici di almeno un ambiente a uso refettorio. Cioè degli spazi dedicati con tavoli, sedie, riscaldamento/raffreddamento dove i lavoratori possono consumare il proprio cibo.

Ma il diritto alla pausa pranzo o il diritto a dei locali a uso refettorio non comprendono anche il diritto alla mensa aziendale. Attualmente nel nostro paese infatti non è in essere nessun dovere per le aziende di erogare tale servizio di mensa o prestazioni sostitutive.

Decidere di aiutare i propri dipendenti e migliorare il loro work-life balance (per un approfondimento sul tema clicca qui) fornendo una mensa aziendale interna o dei servizi sostitutivi di mensa è quindi un atto volontario. Questo a meno che il CCNL, o Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro, di riferimento non ne specifichi l’obbligatorietà.

Cos’è una prestazione sostitutiva di mensa?

Quando la presenza di una mensa aziendale sia prevista nei CCNL, e quindi sia di fatto obbligatoria, o quando il datore di lavoro vuole mettere i propri dipendenti in condizione di fruire di un servizio per i pasti, che opzioni ha l’azienda?

Prima di tutto l’azienda può prevedere una mensa interna. Cioè un luogo appositamente dedicato alla distribuzione e alla consumazione dei pasti. La mansione può essere gestita dall’azienda stessa o può essere appaltata a società terze specializzate. In alternativa esistono delle soluzioni equiparate alla mensa che la normativa chiama prestazioni sostitutive di mensa. Tra queste troviamo l’indennità sostitutiva di mensa, i buoni pasto e la mensa diffusa.

Tra queste alternative esistono grandi differenze soprattutto dal punto di vista fiscale. Vediamole nel dettaglio per comprendere quale è la più conveniente per aziende e dipendenti.

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Comparazione delle prestazioni sostitutive tra buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa

Mensa aziendale normativa

L’azienda che decide di erogare ai propri dipendenti il servizio di mensa aziendale può o provvedere ad organizzarla internamente o appaltarne la gestione a terzi. In ogni caso comunque la normativa mense aziendali prevede che i costi sostenuti non concorrono alla formazione da reddito dipendente.

Come funziona la mensa diffusa

La mensa diffusa è una prestazione sostitutiva di mensa, cioè rientra in quella categoria di servizi alternativi alla mensa aziendale ma che comunque forniscono ai dipendenti dei pasti durante l’orario lavorativo.

Nello specifico la mensa diffusa prevede l’acquisto e la distribuzione, da parte dell’azienda, di una carta elettronica che permette di consumare i pasti in alcuni esercenti convenzionati (di solito tutti nelle vicinanze del luogo di lavoro). La carta è utilizzabile solo durate alcuni orari e solo nei giorni effettivamente lavorati dal dipendente.

Questa prestazione è assimilata alla mensa più tradizionale anche per quanto riguarda la tassazione. I costi sostenuti dunque non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Cos’è l’indennità sostitutiva di mensa

Anche l’indennità sostitutiva di mensa o solo indennità di mensa è una prestazione sostitutiva. Si tratta di emolumenti inseriti nella busta paga del lavoratore e possono essere corrisposti sia su base giornaliera che mensile. Spesso il datore di lavoro stabilisce un indennizzo su base giornaliera che va moltiplicato per tutti i giorni lavorati dal dipendente. In alternativa il datore può stabilire una somma oraria che andrà moltiplicata per le ore lavorate mensilmente.

Nella maggior parte dei casi questa indennità di mensa è a tutti gli effetti parte della retribuzione base del lavoratore e quindi concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente. Il bonus mensa è interamente soggetto a tassazione e contribuzione.

Diciamo nella maggior parte dei casi perché esistono delle esenzioni a questo tipo di tassazione indennità mensa. L’indennità sostitutiva di mensa non è soggetta a contribuzione e tassazione quando:

  • Viene erogata a lavoratori dei cantieri edili;
  • A luoghi di lavoro isolati e senza possibilità di raggiungere servizi di ristorazione;
  • I dipendenti lavorano in uffici e strutture temporanee.

In queste situazioni l’indennità sostitutiva di mensa è esente da tasse fino al tetto massimo di 5,29€ al giorno per dipendente.

Come usare i buoni pasto

I buoni pasto o buoni mensa sono un’altra opzione che si presenta alle aziende per quanto riguarda le prestazioni sostitutive di mensa. Sono dei ticket cartacei, elettronici o digitali che i dipendenti possono utilizzare per acquistare pasti pronti o generi alimentari in tutti i negozi convenzionati distribuiti in tutta Italia compresi supermercati, tavole calde, bar e molto altro.

La normativa buoni pasto prevede che siano esenti da tasse entro 4€ per i ticket restaurant cartacei e entro 8€ per i ticket mensa elettronici e digitale. Possono inoltre essere accumulati fino ad un massimo di 8 e usati presso gli esercizi commerciali convenzionati.

Cosa conviene di più: servizio mensa aziendale, buoni pasto mensa, mensa diffusa, indennità sostitutiva mensa o buoni pasto?

Nonostante l’indennità sostitutiva di mensa sia tra le prestazioni più scelte dalle aziende non è la più convenienti perché non è esente da tasse e concorre al reddito dei dipendenti. Altre soluzioni, come i buoni pasto o la mensa diffusa sono ottime per ridurre i costi sul personale ma allo stesso tempo fornire un benefit apprezzato.