Tutto quello che le imprese devono sapere sui buoni pasto

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Come scegliere il migliore fornitore di buoni pasto e risparmiare

I buoni pasto sono una delle soluzioni più scelte dalle aziende per sopperire alla mancanza di una mensa aziendale interna. La tassazione agevolata, la loro convenienza e semplicità di erogazione e utilizzo, li rendono uno strumento a sostegno dei team HR e delle aziende.

In questo articolo parleremo di tutto ciò che le imprese devono sapere se erogano o se vogliono erogare i ticket pasto ai propri dipendenti o collaboratori. In particolare come scegliere il migliore fornitore di buoni pasto.

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Cosa sono i buoni pasto

Il buono pasto è un titolo di pagamento fornito dai datori di lavoro ai propri dipendenti, collaboratori, amministratori e soci per fruire di servizi sostitutivi di mensa. Con un buono pasto è infatti possibile acquistare pasti pronti e generi alimentari.

Attualmente esistono tre versioni di buoni pasto: cartacea (carnet di ticket fisici); elettronica (tessera elettronica con microchip) e digitale (tessera virtuale su app).

L’erogazione di ticket per la pausa pranzo contribuisce alla creazione di un clima aziendale migliore, alla diffusione di benessere e all’incremento di produttività dei team. Per questo motivo, nonostante non siano prettamente considerabili welfare aziendale dal punto di vista fiscale, rientrano nei piani di incentivazione dei dipendenti.

Buoni pasti vs indennità sostitutiva di mensa

Quando la mensa aziendale è un benefit obbligatorio previsto dai CCNL o da contrattazioni individuali come può fare un datore di lavoro? Si potrebbe pensare di appaltare a terzi il servizio di mensa, in questo caso però bisogna che l’azienda abbia gli spazi e le risorse adeguate. Alternativamente ci sono due soluzioni: erogare un indennità sostitutiva di mensa oppure i buoni pasto. Vediamole nel dettaglio:

  • Indennità sostitutiva di mensa: si tratta di una voce in busta paga, di un indennizzo corrisposto su base giornaliera o mensile che copre al dipendente la mancanza di una mensa interna. Tale importo è totalmente tassato perché assimilabile a reddito da lavoro dipendente.
  • Buoni pasto: si tratta di ticket cartacei, elettronici o digitali erogati ai dipendenti, i quali possono utilizzarli per acquistare pasti pronti, generi alimentari e bevande nei locali convenzionati. Entro delle soglie massime stabilite i ticket pranzo sono totalmente esentasse e deducibili.

Normativa buoni pasto

Come dicevamo, i buoni pasto rappresentano una buona soluzione per erogare un servizio sostitutivo di mensa beneficiando di grandi vantaggi fiscali. L’importo erogato di tali ticket infatti non è considerato reddito da lavoro dipendente.

I buoni pasti sono per le aziende e dipendenti:

  • 100% deducibili;
  • Esenti da tasse IRES, IRAP e IRPEF.

 

Questo a patto che vengano rispettate le soglie di esenzione decise nella Legge di Bilancio 2020:

  • Buoni cartacei: 4 euro al giorno per dipendente;
  • Buoni elettronici: 8 euro al giorno per dipendente.

A chi spettano i ticket restaurant?

I buoni pasto non sono obbligatori, a meno che non venga specificato da CCNL o contratti individuali. Per cui, il datore di lavoro li eroga su base volontaria e spettano a tutti coloro che hanno un contratto di lavoro subordinato (come dipendenti full time, part time, turnisti, apprendisti ed anche stagisti) o non subordinato (come collaboratori esterni, amministratori o soci).

Ricordiamo che ai dipendenti spetta un buono per ogni giornata lavorativa realmente svolta. Nel calcolo del numero di buoni da erogare non devono essere presi in considerazioni giorni feriali, di ferie, in sciopero, in permesso, in malattia o in cassa integrazione.

Circuito dei ticket pasto: come funziona

Conoscere il funzionamento e i processi che stanno dietro l’erogazione dei buoni è un requisito fondamentale per tutti coloro che si occupano della gestione del personale in una azienda.

Dal punto di vista pratico, il circuito dei buoni pasto è questo: le aziende o gli enti pubblici decidono di erogare i ticket restaurant per cui scelgono una delle società emettitrici e li ordinano. Una volta processato l’ordine la società emettitrice provvederà a spedire i buoni o la tessera, nel caso della versione cartacea o elettronica, o caricare l’importo nel carnet virtuale, nel caso della versione digitale. A questo punto i buoni arrivano ai dipendenti, soci o amministratori che possono utilizzarli in tutti gli esercenti convenzionati.

Scegliere il migliore fornitore di buoni pasto

Quando un’azienda decide di erogare i buoni pasto, o un professionista decide di acquistarli per il proprio business, la prima scelta da fare è quella del fornitore. Ma su cosa basarsi per scegliere il servizio migliore? Ecco alcuni elementi da tenere in considerazione quando un’azienda deve decidere quale fornitore di buoni pasto scegliere:

  • Spendibilità dei buoni pasto: nonostante non sia di diretto interesse dell’azienda, erogare un servizio funzionale deve comunque rientrare nelle priorità.
  • Facilità di reperimento informazioni: quanto sono affidabili e chiari i canali di comunicazione del fornitore? E possibile trovare informazioni recenti, ad esempio, sui locali convenzionati?
  • Disponibilità per diversi formati: in un primo momento un’azienda potrebbe decidere di erogare ticket cartacei, ma successivamente optare per quelli totalmente digitali. Per questo motivo è importante scegliere un fornitore che eroghi ticket in ogni formato.
  • Buona assistenza clienti: i fornitori migliori sono quelli che hanno una buona assistenza clienti. Quando sorge un problema, il team aziendale deve poter fare riferimento a personale competente.
  • Velocità nelle pratiche gestionali: operazioni come l’inserimento ordini, il tracking delle spedizioni, le procedure di pagamento fatture e le verifiche contabili sono tutti elementi che costano tempo e denaro all’azienda. Scegliere un fornitore che sia preciso e veloce in queste pratiche è fondamentale.
  • Fornitore multi servizio: molto spesso le società che erogano buoni pasto forniscono anche soluzioni per il welfare aziendale come buoni acquisto o buoni benzina. Informarsi sui servizi e prodotti che un fornitore propone oltre ai buoni pasti può risultare utile per l’azienda.
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